Konsep Dasar Informasi

Konsep Dasar Informasi

LINGKUNGAN INFORMASI
- Informasi merupakan salah satu sumber daya penting dalam manajemen modern. Banyak keputusan strategis yang berganti kepada informasi. Sebagaimana diketahui, sumber daya 4M+1I yang mencakup manusia (sumber daya manusia / SDM), material (termasuk di dalamnya energi), mesin, modal, dan informasi merupakan sumber daya vital bagi kelangsungan organisasi bisnis.
- Manajemen informasi adalah segala kegiatan yang berkaitan dengan pemerolehan informasi, penggunaan informasi seefektif mungkin, dan juga pembuangan terhadap informasi yang tak berguna lagi) pada waktu yang tepat (Mc Lead, 1998).
- Untuk memahami bagaimana informasi digunakan dalam manajemen, ada baiknya untuk mengetahui level-level manajemen dalam suatu organisasi. Manajemen dibagi jadi 3 kelompok yaitu: manajemen tingkat atas, manajemen tingkat menengah, manajemen tingkat bawah (Ebert dan Griffin, 2003). Ketika level manajemen ini sering digambarkan sebagai suatu kesatuan dalam bentuk piramida, dengan bagian dasar piramida berupa bagian yang bersifat operasional, yang melakukan proses transaksi.
- Arus informasi dalam suatu organisasi dapat mengalir dengan arah mendatar / vertikal (Hall, 2001). Pada arah mendatar, informasi digunakan untuk mendukung kegiatan operasional yang berupa informasi rinci tentang transaksi. Contoh: informasi yang mengalir datar: pembelian barang, tagihan barang, tagihan hutang. Pada arah vertikal, informasi mengalir pada semua level manajemen. Semakin tinggi level manajemen, semakin ringkas informasi yang diperlukan, mengalir ke bawah berupa instruksi, kuota, dan anggaran-anggaran.
DATA, INFORMASI, DAN PENGETAHUAN
1. DATA
o Data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang tidak mempunyai makna / tidak berpengaruh secara langsung pada pemakai.
o Data berupa nilai yang terformat, teks, citra, audio, dan video.
o Data yang terformat adalah data dengan suatu format tertentu. Contoh: data yang menyatakan jam, tanggal.
o Teks adalah sederetan huruf, angka, dan simbol-simbol khusus yang kombinasinya tidak tergantung pada masing-masing item secara individual. Contoh: koran (artikel).
o Citra adalah data dalam bentuk gambar, dapat berupa grafik, hasil rontgen, dan tanda tangan.
o Audio adalah data dalam bentuk suara. Contoh: instrumen musik, suara orang / binatang.
o Video adalah data dalam bentuk sejumlah gambar yang bergerak dan bisa saja dilengkapi dengan suara. Contoh: video CCTV.
2. INFORMASI
o Informasi adalah data yang telah diproses sedemikian rupa hingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut (McFadden, 1999).
o Data seringkali disebut sebagai bahan mentah informasi. Melalui suatu proses transformasi, data dibuat jadi bermakna.
o Cirri-ciri informasi:
 Benar / salah (berhubungan dengan kenyataan)
 Baru (informasi yang benar-benar baru bagi penerima)
 Tambahan (memperbarui / memberikan perubahan)
 Korektif (untuk melakukan koneksi untuk yang salah / benar)
 Penegas (untuk mempertegas informasi yang ada)

3. PENGETAHUAN
o Adalah kombinasi dari naluri, gagasan, aturan, dan prosedur yang mengarahkan tindakan / keputusan (Ailter , 1992).
o Dalam system informasi, pengetahuan merupakan komponen utama pada sistem pakar (expert system).

HIERARKI DATA
- Data disusun dalam suatu hierarki yang terdiri dari elemen data, rekaman (record), dan berkas (file).
- Elemen data adalah suatu data terkecil yang tidak dapat dipecah menjadi unit data yang lain.
- Rekaman adalah gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait.
- Berkas adalah himpunan rekaman yang bertipe sama membentuk sebuah berkas.

KARAKTERISTIK DATA DAN INFORMASI
1. Tipe data
Masing-masing tipe data punya kelebihan dan kekurangan.
2. Akurasi dan Presisi
Akurasi adalah derajat kebenaran informasi dan menentukan kehandalan / reliabilitas informasi.
Presisi adalah tingkat kerincian suatu informasi.
3. Usia dan Rentang Waktu
Karakteristik informasi yang berkaitan dengan waktu adalah usia (age), ketepatan waktu (timeliness), dan rentang waktu (time horizon).
4. Tingkat Keringkasan dan Kelengkapan
Informasi harus diringkas agar sesuai dengan kebutuhan penerima informasi.
5. Kemudahan Akses
Kemudahan akses terhadap informasi harus terjamin.
6. Sumber
Sumber internal, ekstern, formal, informal.
7. Relevansi dan Nilai
Relevan adalah informasi yang benar-benar memberikan manfaat bagi pemakai.
Nilai informasi ditentukan dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya (Jogiyanto, 2000).
8. Kualitas Informasi
Kualitas informasi diukur berdasarkan:
o Relevansi (tepat orangnya / relevance).
o Ketepatan waktu (timeliness).
o Keakuisisian (tepat nilainya / accurate).

INFORMASI UNTUK MANAJEMEN
- Informasi penyejuk : informasi keadaan sekarang yang merangkum keadaan umum / bisnis / organisasi.
- Peringatan berisi petunjuk terhadap suatu yang tidak biasa / barangkali memerlukan tindakan manajerial / perubahan-perubahan rencana.
- Indikator kunci berisi ukuran aspek-aspek penting yang berkaitan dengan kinerja organisasi.
- Informasi situasional : informasi terkini tentang proyek, masalah / isu penting yang memerlukan perhatian manajer.
- Gosip: informasi informal yang berasal dari sumber pihak industri yang terkadang berguna untuk menangani masalah.
- Informasi eksternal : informasi yang berasal dari luar departemen / perusahaan.